Hvad kan din virksomhed bruge EDI til?

Med EDI kan din virksomhed udveksle dokumenter elektronisk med jeres samhandelspartnere. I stedet for at sende et dokument til en person, der manuelt skal indtaste data fx i et ERP-system, kan du sende dokumentet direkte til modtagerens system, hvor dataene bliver registreret automatisk. Det vil sige, at den manuelle proces erstattes af en elektronisk proces – deraf begrebet Electronic Data Interchange (EDI).

Du kan naturligvis også modtage dokumenter, der så registres automatisk i dit eget ERP-system.

EDI anvendes typisk til at udveksle salgsdokumenter som fakturaer, ordrer og følgesedler, men du kan også bruge det til mere komplicerede og omfattende dokumenter som produkt- eller varekataloger, booking af fragt – kort sagt alle former for forretningsdokumenter.

Fordele med EDI

EDI er en gennemprøvet og stabil teknologi, der opdateres løbende og anvendes over hele verden. Det gør den, fordi den har nogle åbenlyse fordele:

• Dine kunder og leverandører skal ikke vente på at modtage dokumenter fra dig – og omvendt. Du begrænser dermed reaktionstiden på nye ordrer, fakturaer og andre forretningskritiske dokumenter.
• Du minimerer risikoen for manuelle fejl.
• Du begrænser den tid, du bruger på at håndtere dokumenter.
• Du kan nemt udveksle dokumenter med private og offentlige virksomheder i hele verden.

En af styrkerne ved EDI er, at teknologien bygger på standarder. Hvad det betyder, kan du læse om nedenfor.

Sådan kommer du videre med EDI

Selvom selve konceptet EDI er enkelt at forstå, er det en kompliceret teknisk proces, der ligger bag. Derfor kan du med fordel benytte en EDI-leverandør som for eksempel Bizbrains.

I samarbejde med dine interne eller eksterne IT-folk tager vi hånd om de tekniske detaljer, der skal til for at trække data ud af dit ERP-system (eller andre systemer) og levere dem til dine kunder og leverandører i den standard, de anvender til elektronisk dokumentudveksling.

Det kan for eksempel være, du gerne vil udveksle fakturaer automatisk med dine kunder, men det kan også være alle mulige andre former for forretningsdokumenter.

For at det hele kører som en velsmurt maskine, skal der være en platform, der kan håndtere alle de automatiserede arbejdsgange, og hvor du kan bevare overblikket over, at dokumenterne flyder frem og tilbage, som de skal. Hos Bizbrains er den maskine Link.

Mange vælger Link i en cloud-version, så de ikke selv skal håndtere dokumentudvekslingen i det daglige, men det er også muligt at installere Link på dine egne servere.

Hvis du vælger cloud-løsningen, sørger vi for:

• at du anvender de EDI-standarder, som dine samhandelspartnere kræver.
• at de rigtige data bliver trukket ud af dit system og afleveret i de rette formater til dine modtagere.
• at du tilsvarende kan modtage dokumenter den anden vej fra dine samhandelspartnere, hvis du ønsker det.
• at tage en dialog med din ERP-partner, hvis det er nødvendigt for at udvekslingen til og fra dit ERP-system kører gnidningsfrit.
• at tage en dialog med dine samhandelspartnere og deres EDI-partnere, hvis det er nødvendigt.
• at du kan sende alle de dokumenttyper, du har behov for.

Når du lader os varetage dine EDI-opgaver, risikerer du ikke, at dine IT-folk bliver flaskehals, hver gang du skal sende eller modtage et dokument. I stedet kan du læne dig tilbage i vished om, at det hele kører automatisk – og at du får besked i de tilfælde, hvor du selv skal foretage dig noget.