EDI

Electronic Data Interchange

Hvad kan din virksomhed bruge EDI til?

Med EDI kan din virksomhed udveksle dokumenter elektronisk med jeres samhandelspartnere. I stedet for at sende et dokument til en person, der manuelt skal indtaste data fx i et ERP-system, kan du sende dokumentet direkte til modtagerens system, hvor dataene bliver registreret automatisk. Det vil sige, at den manuelle proces erstattes af en elektronisk proces – deraf begrebet Electronic Data Interchange (EDI).

Du kan naturligvis også modtage dokumenter, der så registres automatisk i dit eget ERP-system.

EDI anvendes typisk til at udveksle salgsdokumenter som fakturaer, ordrer og følgesedler, men du kan også bruge det til mere komplicerede og omfattende dokumenter som produkt- eller varekataloger, booking af fragt – kort sagt alle former for forretningsdokumenter.

Fordele med EDI

EDI er en gennemprøvet og stabil teknologi, der opdateres løbende og anvendes over hele verden. Det gør den, fordi den har nogle åbenlyse fordele:

  • Dine kunder og leverandører skal ikke vente på at modtage dokumenter fra dig – og omvendt. Du begrænser dermed reaktionstiden på nye ordrer, fakturaer og andre forretningskritiske dokumenter.
  • Du minimerer risikoen for manuelle fejl.
  • Du begrænser den tid, du bruger på at håndtere dokumenter.
  • Du kan nemt udveksle dokumenter med private og offentlige virksomheder i hele verden.

En af styrkerne ved EDI er, at teknologien bygger på standarder. Hvad det betyder, kan du læse om nedenfor.

Hvad er en EDI-standard?

En EDI-løsning henter dokumenterne fra en virksomheds ERP-system (økonomisystem) og sender dem direkte til et tilsvarende system hos modtageren. For at forenkle udvekslingen mellem virksomheder af forskellig slags og på tværs af landegrænser findes der en række standard-EDI-formater. Her er et udpluk af de standarder, du kan støde på:

  • EDIFACT (international EDI-standard udviklet under FN).
  • NemHandel (EDI-standard udviklet af Digitaliseringsstyrelsen. Alle offentlige instanser i Danmark skal kunne modtage dokumenter via NemHandel. Også mange private virksomheder benytter denne standard.) Læs mere om NemHandel.
  • PEPPOL (det europæiske svar på danske NemHandel). Læs mere om PEPPOL.
  • ANSI X.12 (EDI-standard, der hovedsagelig benyttes i USA).
  • EHF (det norske svar på NemHandel).
  • Svefaktura (det svenske svar på NemHandel).

Der findes flere andre standarder, men ovenstående er de mest almindelige.

Guide til succes med EDI

Står du med ansvaret for et EDI-projekt?

Hent vores e-bog "Guide til succes med EDI", hvor vi gennemgår 5 vigtige punkter, du gerne skal have styr på.

EDI CTA magazinestack.jpg

5 trin til udveksling af EDI-dokumenter

Når du udveksler EDI-dokumenter med dine samhandelspartnere, foregår den automatiske proces basalt set i fem trin:

  1. Data trækkes ud af afsendersystemet og samles i en fil.
  2. Filen/dokumentet oversættes til en EDI-standard, som modtagersystemet kan forstå.
  3. Dokumentet sendes til modtageren.
  4. Modtagersystemet modtager dokumentet
  5. Dokumentet behandles hos modtageren, så data kommer ind i systemet.

Alle trin foregår automatisk, hvilket både sparer meget tid og minimerer risikoen for fejl.

Sådan kommer du videre med EDI

Selvom selve konceptet EDI er enkelt at forstå, er det en kompliceret teknisk proces, der ligger bag. Derfor kan du med fordel benytte en EDI-leverandør som for eksempel Bizbrains.

I samarbejde med dine interne eller eksterne IT-folk tager vi hånd om de tekniske detaljer, der skal til for at trække data ud af dit ERP-system (eller andre systemer) og levere dem til dine kunder og leverandører i den standard, de anvender til elektronisk dokumentudveksling.

Det kan for eksempel være, du gerne vil udveksle fakturaer automatisk med dine kunder, men det kan også være alle mulige andre former for forretningsdokumenter.

For at det hele kører som en velsmurt maskine, skal der være en platform, der kan håndtere alle de automatiserede arbejdsgange, og hvor du kan bevare overblikket over, at dokumenterne flyder frem og tilbage, som de skal. Hos Bizbrains er den maskine Link.

Illustration

Mange vælger Link i en cloud-version, så de ikke selv skal håndtere dokumentudvekslingen i det daglige, men det er også muligt at installere Link på dine egne servere.

Hvis du vælger cloud-løsningen, sørger vi for:

  • at du anvender de EDI-standarder, som dine samhandelspartnere kræver.
  • at de rigtige data bliver trukket ud af dit system og afleveret i de rette formater til dine modtagere.
  • at du tilsvarende kan modtage dokumenter den anden vej fra dine samhandelspartnere, hvis du ønsker det.
  • at tage en dialog med din ERP-partner, hvis det er nødvendigt for at udvekslingen til og fra dit ERP-system kører gnidningsfrit.
  • at tage en dialog med dine samhandelspartnere og deres EDI-partnere, hvis det er nødvendigt.
  • at du kan sende alle de dokumenttyper, du har behov for.

Når du lader os varetage dine EDI-opgaver, risikerer du ikke, at dine IT-folk bliver flaskehals, hver gang du skal sende eller modtage et dokument. I stedet kan du læne dig tilbage i vished om, at det hele kører automatisk – og at du får besked i de tilfælde, hvor du selv skal foretage dig noget.

Bliv klogere på EDI med Bizbrains 

Skal du i gang med EDI, men virker det helt uoverskueligt? Det behøver slet ikke at være så besværligt. Tværtimod. Med Bizbrains er du lynhurtigt i gang, så du let kan sende og modtage alle de elektroniske dokumenter, du nogensinde får brug for. Og vi er med dig hele vejen. 

 

Martin og Dennis forklarer EDI på under 2 minutter

 

Hvorfor vælge Bizbrains?

EDI er vores kernekompetence. Kort og godt. Vi har arbejdet med EDI i mange år og kender til alle detaljerne omkring standarderne, hvad enten det er PEPPOL, NemHandel , EDIFACT eller noget helt fjerde, og vi følger udviklingen af teknologien og standarderne tæt. Derfor kan vi levere følgende:

  • En stabil EDI-løsning, der er tilpasset netop din virksomhed.
  • Levering og modtagelse af dokumenter i den standard, der passer din virksomhed og dine samhandelspartnere.
  • Stor fleksibilitet: Vi tilpasser standarderne til dit og dine samhandelspartneres behov. Hvis du eksempelvis har krav til særlige felter på dine fakturaer, og dette krav ikke opfyldes af den valgte standard, kan vi tilpasse standarden for dig.
  • Kompetent rådgivning og sparring med udgangspunkt i mere end 20 års erfaring med EDI. Hvis du har spørgsmål om EDI, kan du altid få svar.
  • Fuld support. Vi håndterer, hvis der går noget galt i dit dokumentflow og kontakter dig, hvis det er nødvendigt. I behøver derfor ikke at forholde jer til EDI i det daglige, men kan overlade dokumentudvekslingen til os.
  • Vagt 24-7, der holder øje med, at tingene kører, som de skal.
  • Erfaring fra mange projekter – både store og små.

Hvis du gerne vil vide mere om, hvordan du selv kommer videre med EDI, så ring til os på: 7070 1644.