Dennis N. Zachariasen
Af
Dennis N. Zachariasen

Stor kunde - lille leverandør

Forestil dig følgende: Du har lige fået at vide fra din største kunde, at de ønsker at jeres samhandel fremover skal foregå via EDI – altså elektronisk ordre og fakturering efter bestemte standarder.

Uha, det lyder dyrt og besværligt, men det er nok bedst at gøre som de siger – det er jo din største og vigtigste kunde.

Det kræver godt nok en vis forberedelse og omstilling at gå over til at bruge EDI i stedet for de mere eller mindre manuelle processer, I plejer at bruge, men der er ingen grund til at frygte, at alt bliver kaos. Din kunde har sikkert valgt at bruge EDI på grund af de mange fordele, og der vil også være fordele i det for dig. Det ser vi på i det følgende.

Fra udfordring til uundværligt redskab

Der er mange udfordringer, når man skal i gang med EDI: Hvordan sikrer man, at de nødvendige data, som kunden kræver, er til rådighed? Hvis ikke al data er i ERP, hvor findes det så? Kan ERP-systemet overhovedet lave en EDI-fil – eller kan ERP-leverandøren få det til det? Hvad er en fornuftig pris på ERP-ændringerne, og kan løsningen mon genbruges, når den næste kunde spørger?

Det er afgørende at finde en leverandør, der har prøvet det mange gange før, og som tør give en nogenlunde fast pris. Men får du først lavet en god og solid EDI-løsning, der er let at arbejde med i det daglige, vil du ikke tilbage til de manuelle processer. EDI bliver et uundværligt redskab, som gør dig i stand til at nå mere med færre fejl.

Hvilke forretningsdokumenter?

Der er mange forretningsdokumenter, der kan sendes via EDI. Ordrer og fakturaer vil som regel være de første, din kunde beder om.

De næste vil sikkert være ordrebekræftelse og følgeseddel (eller ASN eller Despatch Advice som er cirka det samme).

Hvis jeres samhandel er mere avanceret, kan I gå videre med varestamdata, salgstal og prognoser, produktionsdokumentation, leverings- og produktionsstatus og andre mere specialiserede dokumenttyper.

EDI signalerer gode processer

Hvis du siger ja til din kundes EDI-forespørgsel – måske endda med lidt entusiasme i stemmen – bliver du med sikkerhed set som en mere professionel samhandelspartner. At sige ja til de dokumenttyper, som din kunde beder om, viser, at du har godt styr på automatiseringen af jeres fælles forretningsprocesser, og det er betryggende for din kunde.

Du får flere ordrer

Når du er nem at handle med, vil du alt andet lige få flere ordrer.
Din kunde vil sætte pris på effektiviteten og regne sparet tid og besvær med, når han skal vurdere, om du eller din mindre EDI-kyndige konkurrent skal have ordren.

Giv sælgerne en EDI-ja-hat på

Dine sælgerne plejer nok at få lidt ”uld i mund”, når en potentiel kunde begynder at stille betingelser, og et af kravene er EDI.

Men når du har fået styr på EDI (fordi din store kunde pressede dig til det) så husk at sige til sælgerne, at de bare kan tage ulden ud og klart sige ja til EDI og komme videre i forhandlingen uden at skulle kompensere for manglende EDI-evner.

En af vores kunder har ligefrem fået udarbejdet et super-tjekket EDI-materiale, som sælgerne kan tage med ud til kunderne. På den måde kan de være på forkant, hvor de før startede ud i defensiven.

Få penge i kassen, hurtigere end du plejer

En EDI-faktura glider med garanti hurtigere igennem modtagelse og godkendelse hos din kunde end både PDF og papirbaserede fakturaer, som jo først skal fortolkes og evt. omkring en manuel behandling for at få tjekket kvaliteten. Det betyder, at der er større sandsynlighed for, at du får penge til tiden.

Konklusion

Sig ja, når din kunde spørger om EDI. Det er win-win.

Vil du holde dig opdateret med den nyeste viden?

Få gratis viden og konkrete råd.