Dennis N. Zachariasen
Af
Dennis N. Zachariasen

Har du og dine kolleger lidt for travlt med papirer, mails, PDF'er og andre tegn på alt for manuelle processer?

Har du hørt om EDI, men ikke helt forstået hvordan det skulle kunne hjælpe med at få tingene automatiseret?

Så læs videre i det følgende, hvor vi prøver at forklare EDI helt fra bunden.

Hvad er EDI?

EDI står for Electronic Data Interchange og betyder "elektronisk udveksling af data" eller – mere mundret – ”elektronisk samhandel”. De data, virksomhederne udveksler, er typisk forretningsdokumenter som:

  • fakturaer
  • ordrer
  • følgesedler
  • bankbetalinger
  • varekataloger
  • transport- og logistikdokumenter

Men det kan også være alle mulige andre slags dokumenter; der findes tusindvis af EDI-standarddokumenter, som dækker alt fra recepter til kontoudtog.

Når du skal i gang med at bruge EDI i din virksomhed, er der 3 trin, du skal følge. I det følgende kigger vi på processen med dig i rollen som afsender. Det er selvfølgelig også muligt at modtage – så går det i modsat rækkefølge.

Vi bruger faktura som eksempel, da det typisk er der, man starter. Det er den lavthængende EDI-frugt. Men husk, at der er mange andre muligheder.

Trin 1: Find de informationer, der skal med i EDI-dokumentet

Lad os som sagt sige, at det er en faktura, du gerne vil sende via EDI. Den skal indeholde data om modtageren, linjer, der specificerer, hvad der skal betales for, eventuelt en ordrereference og måske også oplysninger om, hvordan og hvornår den skal betales.

Disse informationer findes sandsynligvis i dit økonomisystem. Det kan være AX, NAV, e-conomic, Visma eller noget helt femte. Fælles for de fleste systemer er, at de (eventuelt med lidt modifikation eller et plugin) kan eksportere data, og det er netop, hvad der skal ske i dette trin. Det er ikke så vigtigt, hvordan data er struktureret – det tager vi os af i næste trin.

Resultatet af eksporten er en fil, der indeholder alle de data, der skal bruges for at konstruere en faktura.

Trin 2: Konvertér til et standardformat

For at udveksle informationer på en måde, som din modtager kan få noget ud af, skal informationerne i dokumentet være formateret på en standardiseret måde. Når du sender i et standardformat, skal din fakturamodtager ikke forholde sig til forskellige formater fra hver eneste af dem, han får fakturaer fra.

Der findes en række EDI-standarder, som er meget udbredte. Nogle af de mest almindelige er EDIFACT, X12, Tradacoms, NemHandel (OIOUBL) og PEPPOL. Standarderne har forskellig udbredelse afhængig af brancher og geografi og er noget, der skal aftales med modtageren.

Konverteringen fra det format, der kommer ud af dit økonomisystem over til det valgte standardformat, er ikke noget, du selv skal kaste dig ud i. Det er typisk noget, som en EDI-serviceudbyder tager sig af (dem er der mange af – bare søg på ”EDI” på Google).

Et alternativ til at få serviceudbyderen til at konvertere er at få det gjort i selve ERP-systemet via et af de førnævnte plugins.

Uanset hvordan du vælger at få lavet konverteringen, er resultatet, at de data, du tidligere eksporterede, nu fremstår i et standardformat, som er klar til at blive sendt ud i verden.

Trin 3: Transportér dokumentet frem til modtageren

Dokumentet er nu klart, alle informationerne er med, og formatet er som aftalt med modtageren. Nu skal det sendes, og det foregår typisk ved, at man udveksler dokumentet med sin egen EDI-serviceudbyder.

Din dokumentudveksling kan foregå ved hjælp af flere forskellige metoder. Udvekslingen kan være over AS2, en sikret FTP-forbindelse eller ved brug af et API, som serviceudbyderen stiller til rådighed (hvis det lige blev lidt for teknisk, så skal du ikke bekymre dig. Det betyder bare, at der er mange muligheder).

Serviceudbyderen sørger så for at kontakte modtagerens serviceudbyder og aflevere dokumentet til dem. Stort set alle serviceudbydere er forbundne, og du har derfor adgang til millioner af virksomheder igennem dette samarbejde.

Det kan også være en mulighed at udveksle EDI direkte med din modtager uden brug af serviceudbydere. Det er der en del større virksomheder, der tilbyder, og fordelen ved dette er blandt andet, at man sparer den dokumentafgift, som serviceudbydere typisk tager for at varetage dokumentudvekslingen. Til gengæld skal du så selv have et system, der tager sig af eventuelle fejlsituationer, så dokumentet ikke går tabt.

Forarbejdet bærer frugt

Som du kan se, vil der være noget arbejde forbundet med at få din virksomhed kørt i stilling til at bruge EDI. Men hvis det bliver gjort ordentligt, og du får valgt den løsning, der passer til lige netop din og dine samhandelspartneres virksomheder, så kan du spare mange penge ved at slippe for at taste (forkert), printe, scanne, kuvertere, sende eller modtage PDF’er, eller hvad du normalt gør med dine forretningsdokumenter.

Som en bonus kan EDI være medvirkende til, at dine samhandelspartnere bliver mere loyale, da det er nemmere at handle med dig, når det hele kører automatisk, og jeres systemer er sat op til at fungere sammen.

Vil du holde dig opdateret med den nyeste viden?

Få gratis viden og konkrete råd.