Dennis N. Zachariasen
Af
Dennis N. Zachariasen

En af mine samarbejdspartnere har en stor offentlig kunde, som han månedligt sender en faktura med ret mange poster. Der er tale om arbejde på forskellige projekter, så den offentlige kunde har behov for overblikket for at kunne følge med i timeforbruget på hvert enkelt projekt.

Den offentlige kunde har en projektchef, der samtidig er min samarbejdspartners primære kontakt. Projektchefen – vi kan kalde ham Anders – er forholdsvist nyansat, og allerede den første måned efter hans ansættelse havde min samarbejdspartner ham i røret, da han kun kunne se fakturabeløbet. Han kunne ikke se timeforbruget, og han kunne slet ikke se, hvordan de brugte timer var fordelt på de enkelte projekter.

Det kunne min samarbejdspartner omvendt ikke forstå. Min samarbejdspartner er normalt meget omhyggelig med at udspecificere hver enkelt faktura. Det havde han naturligvis også gjort i dette tilfælde. Løsningen blev, at Anders fik timeforbruget telefonisk.

Samme billede gentog sig de følgende måneder. Min samarbejdspartner lavede en udførlig faktura hver måned – og sendte den til den offentlige kunde som PDF-fil vedhæftet en mail. Projektchefen kunne ikke se timeforbruget på de enkelte projekter, så han måtte få dem telefonisk.

Når en irritation bliver til et rigtigt problem

Den fjerde måned efter Anders’ ansættelse var han ved at være rigtigt træt af situationen. Han beskyldte faktisk indirekte min samarbejdspartner for at lyve, når han fortalte, at han hver måned lavede en udspecificeret faktura opdelt i projekter.

Det hele kulminerede med en telefonsamtale, hvor min samarbejdspartner sendte de sidste tre måneders PDF-fakturaer direkte til Anders’ mail, mens de havde hinanden i røret.

Så fik tonen en anden lyd. Som Anders sagde: ”Jamen jeg kan jo se det hele. Jeg kan se dit timeforbrug. Jeg kan for hvert enkelt projekt se alle timerne. Jeg kan endda se, hvad du har lavet i hver enkelt time.”

Dette forbedrede fra dag til anden samarbejdsklimaet mellem min bekendte og Anders – men det løste ikke det underliggende problem. Anders kunne i sit system stadig ikke se timeforbruget, så min samarbejdspartner måtte fremover sende fakturaen som kopi til Anders.

Anders tog herefter fat i kreditorbogholderiet hos den offentlige kunde. Han forklarede problemet og fik at vide, at deres SAP-system kun indlæste den første linje på fakturaen samt beløbet – hvilket var præcis de informationer, som Anders kunne se i sit system.

Allerede i første led – efter kunden modtog fakturaen fra min samarbejdspartner – blev en lang række af de informationer, som kunden reelt havde brug for, således fjernet.

Jeg ved faktisk ikke, om den offentlige kunde tastede fakturaen ind, eller om den blev scannet. Det er en ret stor offentlig virksomhed, som givetvis modtager tusindvis af fakturaer hver måned, så mit gæt er, at disse bliver scannet ind i SAP-systemet. Faktum er, at vigtige informationer gik tabt i den proces, og der blev brugt meget tid på at håndtere en proces, som burde være smartere.

Men hvad er løsningen så?

Det næste skridt

Vi lever heldigvis i den moderne verden, og nu om dage er der faktisk meget omfattende muligheder for at undgå ovenstående situation.

Det er i dag muligt at integrere dit økonomisystem med dine kunders eller leverandørers økonomisystemer på en sådan måde, at udvekslingen af data – som eksempelvis fakturaer – kan ske helt automatisk og uden de store fejlkilder.

Dette kræver bare, at kunde og leverandør bliver enige om en standard til udveksling af fakturaer. Disse standarder findes der mange af, og hvilken eller hvilke, der giver mening for din virksomhed at vælge, afhænger meget af, hvem din virksomhed handler med.

  • Handler du med det offentlige, hedder standarden NemHandel.
  • På Europæisk plan findes en tilsvarende standard, der hedder PEPPOL.
  • I Norge er det et krav for at handle med det offentlige, at man kan sende fakturaer med standarden EHF.
  • I Sverige er det SVE-faktura der er mest udbredt.
  • En meget brugt standard hedder EDIFACT / X12, og bruges af store virksomheder over hele verden.
  • På det tyske marked er standarden ZUGFeRD udbredt.

Ovenstående er blot et udpluk af de tilgængelige standarder. Der findes mange andre, og som sagt er det din virksomheds situation, der afgør, hvilken standard der vil være det bedste valg for jer.

Vil du holde dig opdateret med den nyeste viden?

Få gratis viden og konkrete råd.