Dennis N. Zachariasen
Af
Dennis N. Zachariasen

Kunde og leverandør - hvem vinder med EDI?

Vi har hørt det en del gange efterhånden: Kunden holder lidt igen med at automatisere ordreprocessen med EDI, for det er jo leverandøren, der får fordelene. Og leverandøren – ja, du kan nok gætte, hvad han siger ...

I denne post vil vi sætte fokus på, hvad det er ved ordreprocessen, der kan forbedres til begges ubetingede fordel.

(Hvis du lige skal have et lynkursus i EDI, kan du læse denne blog post inden du går videre: EDI forklaret fra bunden.)

Manuelle processer er dyre

Lad os lige sætte scenen og huske, hvorfor vi snakker om automatisering:

I har måske stadig mange manuelle processer, når I behandler ordrer, følgesedler og fakturaer i din virksomhed.

Og som mange andre virksomheder bruger I alt for meget tid på at scanne, faxe, kopiere, printe og kuvertere – for bare at nævne et par eksempler på manuelle processer, der suger effektiviteten ud af hverdagen.

Og de manuelle processer koster ikke bare tid, de betyder også flere fejl: Fejl i lagerstatus, forkerte priser, upræcise fakturaer med deraf følgende forsinket levering, returforsendelser, og hvad der ellers er af bump på vejen, når data bare ikke er i orden.

Her kommer nogle eksempler på steder, hvor der med fordel kan sættes ind med EDI og anden automatisering med IT.

3 steder hvor kæden hopper af

Det her er de mest sandsynlige kilder til fejl:

  1. Når kunden lægger en ordre
    Skal den ringes ind? Eller er det fax eller en e-mail? Er der andre manuelle processer her?

  2. Når leverandøren sender en faktura
    Bliver den lavet automatisk ud fra ordren (og eventuelle efterfølgende ordreændringer) eller er der personer og manuelle tasteprocesser i spil her? Hvordan kommer fakturaen ind i kundens ERP-system? Bliver den scannet og fortolket, eller skal den ligefrem tastes?

  3. Når varerne kommer frem til lageret 
    Skal papir eller PDF-følgesedler tastes manuelt ind i systemerne?

Automatisering fjerner nok ikke alle tænkelige fejl. Men hvis automatiseringen er lavet grundigt med EDI, bliver der i hvert fald markant færre fejl.

En fanget fejl koster stadig

I har sikkert sat regler op i jeres interne systemer til at holde øje med nogle af de fejl, der kan opstå, når der bliver tastet eller scannet forkert. Men der er stadig tid (og penge) tabt hver gang, der skal tages hånd om en fundet fejl.

Hvis I får lavet en god EDI-løsning, hvor ordrer, fakturaer og følgesedler osv. behandles og valideres maskinelt, kan I skære ned på den del af fejlene, der skyldes de manuelle processer.

Kan I gøre det bedre?

Som regel starter en EDI-proces med, at man implementerer den elektroniske ordre og den tilhørende faktura. Men et godt EDI-flow bør også involvere ordrebekræftelser (POA – Purchase Order Acknowledgement) og afsendelsesnotifikationer (ASN – Advanced Shipping Notification).

Hvis kunden kan få leverandøren til at sende en ordrebekræftelse (POA) når ordren er afgivet, opdager han hurtigt eventuelle misforståelser, og med afsendelsesnotifikationer (ASN) ved han præcis, hvornår varerne faktisk er sendt, og han kan dermed forberede sig på at modtage forsendelsen. Så er der ingen ubehagelige overraskelser, når varerne ankommer.

Det er ikke kun kunden, der har fordele af POA og ASN. Leverandøren får også noget ud af det, for det skærper hans processer, og han får færre returvarer og gladere kunder.

Win win

Kunde og leverandør har med andre ord et fælles mål: Transaktionerne skal være præcise, så alle parter kan være effektive og lave færre dyre fejl. Det er netop, hvad EDI kan hjælpe dig med – både når du køber, og når du sælger.

Vil du holde dig opdateret med den nyeste viden?

Få gratis viden og konkrete råd.