Link hos Lemvigh-Müller

"Vi sætter nye EDI-partnere op, mens vi har dem i røret"

 

Stål- og teknikgrossisten Lemvigh-Müller udveksler hver dag omkring 45.000 EDI-dokumenter med deres kunder, leverandører og distributører. Tilbud, salgsordrer, følgesedler, fakturaer og øvrige forretningsdokumenter sendes på den måde fra virksomhedens SAP-system over til de godt 3.500 partneres ERP-systemer – eller den anden vej. En så omfattende dokumentudveksling stiller høje krav til e-Business integrationsteamet, som supporterer både eksterne og interne partnere. Derfor benytter de integrationsplatformen Link.

”Før vi fik Link, måtte vi altid involvere vores udviklere, når vi skulle sætte nye partnere op,” fortæller Henriette Svendsen, som er teamleder for e-Business integrationsteamet hos Lemvigh-Müller. ”Vi skulle vente på, at udviklerne havde tid til at hjælpe os, og derfor kunne der gå lidt tid, fra en partner henvendte sig, til opsætningen var på plads. Det var frustrerende for os, der sad i e-Business integrationsteamet, at vi ikke selv kunne sætte partnere op, og samtidig syntes udviklerne nok, det var nogle meget trivielle opgaver, vi gav dem.”

En mere værdiskabende arbejdsdag

”Med Link har vi fået et værktøj, der gør alles dagligdag både lettere og sjovere – og langt mere værdiskabende,” fortsætter Henriette. ”Vi kan selv sætte nye partnere op og skal ikke længere vente på vores udviklere. Så snart vi hører, hvilket ERP-system, konsulenthus eller portal en partner bruger, ved vi som regel, hvilke formater de gerne vil udveksle i. Og før de er ude af røret, har vi allerede lavet opsætningen. Det går lynhurtigt!”

”Hvis der er krav om en custom mapning fra en partner, skal vi selvfølgelig have en udvikler med ind over til at udvikle mapningen,” tilføjer Henriette. ”Vi kan derefter selv teste mapningen og filerne med partneren ved hjælp af Link-portalen. Det sparer os for virkelig meget tid.”

Ferrari eller Puch Maxi?

På et tidspunkt overvejede Lemvigh-Müller, om de ikke bare kunne bruge den EDI-funktionalitet, der findes i SAP, i stedet for at benytte Link. ”Det var som at have kørt en Ferrari og så få at vide, vi skulle til at køre Puch Maxi i stedet” siger Henriette smilende. "Jeg kunne simpelthen se min arbejdsglæde forsvinde, hvis vi skulle gå ned i support-funktionalitet.”

En god business case

Det er nemlig ikke kun i forbindelse med partneropsætning, at afdelingen er blevet mere effektiv. Henriette uddyber: ”Link giver os nogle helt unikke muligheder for at fremsøge information om de dokumenter, vi udveksler. Hvis for eksempel en kunde ringer med et spørgsmål vedrørende en ordre, og vi søger på ordrenummeret, så kan vi både se hans salgsordre, ordrebekræftelse og faktura. På den måde kan vi med det samme give ham information om alt det, han har modtaget fra os. Den form for service får vi enormt meget ros for fra vores partnere.”

Enkel fejlsøgning

”Vi har mere end 3.500 partnere, vi udveksler dokumenter med, så det er fuldstændig afgørende for os, at vi nemt kan finde den information, vi har brug for,” forklarer Henriette. ”Hvis en af mine kolleger efterlyser en ordre fra en kunde eller vil vide, om en bestemt faktura er blevet sendt af sted, kan vi lynhurtigt tjekke det. Det er let at se, hvis der er sket en fejl, og hvorfor den er sket – og frem for alt er det nemt at rette den. Hvis vi vil, kan vi ligefrem se den rå fil og alle mapningstrinene. På den måde kan jeg se præcis, hvor der eventuelt er sket en fejl, så vi kan få den rettet.”

”Hos os er EDI ikke en black box”

”Jeg bliver tit spurgt, om EDI ikke er en black box, men det er det simpelthen ikke med Link. Jeg er måske nok en seminørd, men med Link bliver EDI-verdenen åbnet for helt almindelige mennesker. Vi har for eksempel givet vores kolleger i økonomi og logistik se-rettigheder til Link, så de selv kan finde meget af den information, de har brug for. De er derfor i høj grad selvhjulpne.”

Større arbejdsglæde og bedre service over for partnerne

”Der er slet ikke nogen tvivl om, at Link er mit vigtigste værktøj i dagligdagen” konkluderer Henriette. ”For resten af forretningen er det SAP, der er det primære arbejdsredskab, men for mig er det Link. Portalen gør os meget mere effektive og betyder, at vi udnytter vores respektive kompetencer og ressourcer optimalt. Og så giver det mig en enorm arbejdsglæde, fordi jeg kan yde en langt bedre service over for vores partnere, end de forventer at få.”