Rema1000-1

Reitan Distribution håndterer al kommunikation med BizTalk og EDI Portal fra BIZbrains

Reitan Distribution, der er nært forbundet med REMA 1000 Danmark, har valgt Microsoft BizTalk Server til at håndtere al elektronisk kommunikation. Det betyder blandt andet, at cirka to millioner ordrer går gennem BizTalk Server hvert år. Oven på BizTalk Server har organisationen tilføjet EDI Portal fra BIZbrains, hvilket både sikrer generelt overblik over workflowet og gør det let for selv ikke-it-kyndige medarbejdere at søge efter dokumenter.

”Vi har en overordnet Microsoft-strategi, og derfor var det oplagt for os at vælge BizTalk-server som EDI-løsning,” fortæller Lars Ruben Hansen, it-chef for Reitan Distribution og REMA 1000 Danmark. ”BizTalk Server er meget velegnet til at flytte filer, men til gengæld er den ikke så let at arbejde med i det daglige. Blandt andet fordi den gør det svært at spore ordrer, fakturaer og andre dokumenter, hvis man ikke er it-specialist. Derfor fik vi koblet EDI Portal fra BIZbrains ovenpå.”

Meget let at tracke dokumenter

”Med EDI Portal har vi fået et overliggende lag, så vi ikke behøver at kigge ned i selve BizTalk Serveren – den står faktisk bare og passer sig selv,” fortsætter Lars Ruben Hansen. ”Samtidig betyder EDI Portal, at vi nu kun behøver at kigge ét sted for at håndtere hele vores workflow. Det er for eksempel blevet meget let for os at tracke dokumenter: Hvor er de kommet de ind, hvad er der sket med dem, og hvad var fejlen, hvis der var sådan en. EDI Portal giver os et fantastisk godt overblik!”

Langt mere end bare fakturering

I modsætning til de fleste andre virksomheder har REMA 1000 Danmark og Reitan Distribution valgt at bruge EDI og dermed BizTalk Server til langt mere end bare fakturering. Lars Ruben Hansen uddyber: ”Vi tænker altid over, hvordan vi gør det hele så enkelt som overhovedet muligt. Vi kan lige så godt udnytte de forskellige elektroniske dokumentstandarder i alle de sammenhænge, hvor det giver mening. Vi vil så vidt muligt gerne have, at al vores kommunikation kører via BizTalk Server, og derfor er det vigtigt for os, at værktøjet er let at arbejde med i det daglige. Det er det blevet ved at koble EDI Portal på.”

It er ikke så farligt

”Det kan for eksempel være, at vores medarbejdere i indkøb savner en faktura fra en leverandør,” fortsætter Lars Ruben Hansen. ”Med EDI Portal kan de selv gå ind at se, om fakturaen rent faktisk er kommet, og hvor den i så fald er landet. De behøver ikke længere at have fat i it-afdelingen. Mange er glade for at opdage, at it faktisk ikke er så farligt, og det betyder også, at behandlingstiden i huset kan blive hurtigere. I øvrigt gælder det for selv de medarbejdere, der ellers kender BizTalk Server godt, at de hellere vil bruge EDI Portal, fordi det er meget lettere at følge dokumenterne dér.”

Al dataudveksling foregår via BizTalk Server

Ønsket om at bruge EDI i så mange sammenhænge som muligt betyder, at Reitan Distribution og REMA 1000 Danmark udveksler elektroniske data med både kunder, leverandører og internt mellem en lang række it-systemer. Via BizTalk Server er ERP-systemet således koblet op mod alle relevante systemer, som for eksempel lagersystemer og transportsystemer, og al dataudveksling foregår via BizTalk Server.

BizTalk Server og EDI Portal binder hele organisationen sammen

”BizTalk Server og EDI Portal binder hele vores organisation sammen,” forklarer Lars Ruben Hansen. ”Der er tale om en meget voldsom datatrafik, men det kan BizTalk Server fint klare. Før vi fik BizTalk Server, var vi lidt nervøse for at overlade al vores kommunikation til den, men det er gået rigtig fint, og hvis vi skulle gøre det hele om, ville vi gøre det samme igen i dag. Det har dog været vigtigt for os at have specialisterne fra BIZbrains på banen, for i starten kunne vi kun lige akkurat stave til BizTalk, og det var sådan cirka dét, vi vidste om løsningen.”

Vi skal ikke bygge en Storebæltsbro

”Konsulenterne fra BIZbrains har sørget for, at vise os, hvilken vej vi skulle gå,” tilføjer Lars Ruben Hansen. ”De kom med det nødvendige branchekendskab fra andre supermarkedskæder og kunne snakke med på vores fagtermer, hvilket har sparet os for en del timer. Og så har de ikke brug for at lave lange afhandlinger for at gå i gang. Sådan foretrækker vi at arbejde. Vi skal jo ikke bygge en Storebæltsbro, men bare flytte nogle dokumenter! Ofte ser jeg, at man skriver en hel masse for at holde sin ryg fri, men vi stoler på vores leverandører og forventer også, de stoler på os. Det kræver selvfølgelig en dyb, gensidig tillid, og den har vi med BIZbrains.”

Ikke en leverandør, men en samarbejdspartner

”Jeg ser ikke BIZbrains som en leverandør, men som en samarbejdspartner, og det gør en vigtig forskel. En leverandør kan du principielt smide ud i morgen - det gør du ikke med en samarbejdspartner. Det betyder også, at jeg stoler fuldstændig på, at de er her, når vi har brug for det. Vi er helt afhængige af at kunne drifte 24 timer i døgnet, og nogle gange kan vores egen vagt måske ikke selv håndtere de udfordringer, vi en sjælden gang imellem oplever med løsningen. Så ringer vi til BIZbrains. De kobler sig op hjemmefra og behøver derfor ikke komme ind til os, selvom jeg ikke er i tvivl om, at de ville gøre det, hvis det var nødvendigt,” slutter Lars Ruben Hansen.

Om REMA 1000 og Reitan Distribution

De første spæde skridt til REMA 1000 blev taget i Norge for mere end 60 år siden af ægteparret Margit og Ole Reitan. I dag har kæden butikker i hele Skandinavien, herunder mere end 250 butikker i Danmark. Som navnet antyder, har Reitan Distribution rødder i samme familie, men ud over at levere varer til REMA 1000, er Reitan Distribution også leverandør til Løvbjerg, Q8, Statoil, OK Plus og 7-Eleven.